7 passos para implementar gestão de pessoas com CMMI

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Antes de falar de gestão de pessoas com CMMI, é preciso introduzir algumas afirmações antes. Elas irão te ajudar a colocar o tema em questão em prática no futuro.

Primeiro, leia o o livro“Empresas feitas para Vencer” do autor Jim Collins. Ele pode mudar a sua percepção quanto a gestão de pessoas.

No livro, o autor apresenta um modelo de empresas de sucesso desenvolvido a partir de um estudo com base em dados de empresas, considerando um período de 30 anos.

Segundo esse modelo, “empresas feitas para vencer” são compostas de pessoas que:

  • São apaixonadas pelo que fazem.
  • São os melhores naquilo que fazem.
  • São bem recompensados financeiramente.

Jim sugere que empresas que adotam esse modelo tem mais sucesso do que as suas concorrentes.

No entanto, é comum ouvir dos líderes de equipes frases do tipo:

  • “Gostando ou não do trabalho, Fulano tem que fazer direito ou mando ele pra rua.”
  • “O trabalho de Sicrano é uma m#$d@, mas como pagamos pouco, não dá pra exigir muito.”
  • “Vamos manter ela no projeto… Afinal, é ruim com ela, mas será pior sem ela.”

Certamente, essas empresas não foram “feitas para vencer” e têm que lutar dia-a-dia para se manterem vivas. Mas por quanto tempo e a qual custo?

Neste artigo, você vai conferir em 7 passos, como usar o CMMI e gestão de pessoas para montar o time dos sonhos (dream team).

Você vai contar com pessoas que executam o trabalho de forma excepcional e são financeiramente recompensadas por isso. Isso porque ama o que fazem.

Passo 1 – Identifique o conhecimento e as habilidades necessárias para realizar o trabalho

O primeiro passo para criar o seu dream team é identificar as necessidades de conhecimento e habilidades que sua equipe deverá atender.

A prática do CMMI relacionada a este passo é a SP 2.5 Plan Needed Knowledge and Skills da área de processo Project Planning (PP).

As seguintes questões podem ajudar a identificar o conhecimento e as habilidades necessárias para aumentar as chances de sucesso da sua equipe:

  • O que é preciso para usar as ferramentas e aplicar os métodos e as técnicas em cada etapa do trabalho?
  • Quais as pessoas da minha equipe têm o conhecimento e as habilidades necessárias?
  • Qual a melhor forma para suprir as necessidades de conhecimento e habilidades que minha equipe não possui no momento?
  • Qual a relação custo-benefício entre capacitar as pessoas da minha equipe e contratar novas pessoas?

Ao responder essas questões, você será capaz de identificar gaps de conhecimento e habilidades para realização do trabalho.

Não faça fortes comprometimentos quanto a prazo, qualidade e orçamento para entrega do trabalho se a sua equipe não tem o conhecimento e as habilidades para atuar nos projetos.

Este artigo do jornal The Guardian traz recomendações sobre como identificar conhecimentos e habilidades para melhoria profissional.

Passo 2 – Treine as pessoas

A primeira coisa a fazer é planejar quais os cursos disponíveis e especialistas na área que podem ajudar a treinar as pessoas.

O planejamento deve responder estas perguntas: Quem vai dar o treinamento? Quanto vai custar? Qual o método (online, presencial)? Quais pessoas devem participar do treinamento? Como avaliar se o treinamento foi bem aplicado?

GP 2.5 Train People

Para ajudar na realização dos treinamentos, o CMMI define uma prática genérica específica para gestão de pessoas que vão atuar na execução dos processos (GP 2.5 Train People).

O objetivo dessa prática é garantir que as pessoas tenham um conhecimento comum do processo e saibam quais são as habilidades e o conhecimento necessários para execução do processo.

Existe também no nível 3 do CMMI, a área de processo OT (Organizational Training) com o propósito de ajudar a definir, planejar e executar os treinamentos necessários para capacitar as pessoas na execução dos processos.

Mas qual a melhor forma de se atualizar sem sair de casa e a baixo custo?

Se você quiser se aprimorar em uma determinada área de conhecimento e não tem tempo, nem dinheiro para fazer um curso presencial, recomendo os cursos do Coursera.

Uma vez que a equipe está capacitada é hora de definir a estrutura da equipe!

Passo 3 – Defina as regras e os guias de atuação das equipes

Para entregar um trabalho bem feito, não basta cada pessoa ter o conhecimento e as habilidades necessárias. Afinal de contas, uma andorinha só não faz verão. 😊

Para uma boa gestão de pessoas, a equipe precisa estar em total sinergia. Veja os pontos necessários:

  • Entender o seu papel e as suas funções para realização do trabalho;
  • Entender como estruturar a equipe;
  • Entender quais as possíveis composições de papéis;
  • Entender como cada pessoa da equipe deve operar para alcançar o objetivo do trabalho;

Um dream team de sucesso entende os padrões de trabalho que dão certo e as pessoas agem segundo esses padrões.

Organizational Process Definition (OPD)

O CMMI tem uma prática específica para tratar essa questão, é a SP 1.7 Establish Rules and Guidelines for Teams da área de processo Organizational Process Definition (OPD).

Segundo essa prática, em uma equipe de sucesso, as responsabilidades e autoridades são estabelecidas para empoderar os times.

Imagine um cenário crítico no qual a decisão de um membro da equipe pode ser fatal.

Por exemplo, em um campo de guerra, um soldado deve saber exatamente como proceder em um determinado evento, por exemplo, dar um disparo em um potencial inimigo que possa trazer perigo ao batalhão.

Nesse caso, o soldado não tem tempo para perguntar aos colegas se o inimigo deve ou não ser abatido, qual a pessoa que vai dar o disparo, qual a melhor arma para usar e qual o melhor momento para disparar.

Todos os soldados devem entender e interiorizar esses procedimentos antes de ir para a frente de batalha.

O entendimento correto dos procedimentos padrões estabelecidos na definição das regras e guias de atuação das equipes podem ser a diferença entre a vida e a morte.

Passo 4 – Estabeleça as equipes

Defina as pessoas que vão compor a equipe de trabalho. Seria mais ou menos como escalar os jogadores para uma partida de futebol.

Cada time tem os jogadores principais e os que ficam na reserva. Dependendo do adversário e da situação física de cada jogador, o técnico poderá montar uma escala diferente para cada jogo.

Montar uma equipe de projeto não é diferente. Cada projeto tem um conjunto de requisitos único e requer conhecimento e habilidades específicas.

Além disso, é importante entender a situação de cada pessoa e identificar o quanto essa situação pode afetar o desempenho dela no trabalho.

Por exemplo, se a pessoa estiver passando por um problema pessoal, é possível que tenha o desempenho reduzido.

As pessoas de um dream team nem sempre conseguem atingir 100% da sua capacidade.

É comum ver gestores que não levam essas questões em consideração se surpreenderem com resultados abaixo do esperado.

Integrated Project Management (IPM)

O CMMI define uma prática para ajudar no estabelecimento e manutenção das equipes, é a prática SP 1.6 Establish Teams da área de processo Integrated Project Management (IPM).

O propósito dessa prática é orientar a aplicação das regras e dos guias definidos no passo anterior para a estruturação das equipes dos projetos.

Na hora de montar uma equipe, os membros devem ter uma visão comum de todo o trabalho a ser feito.

O filósofo grego Aristóteles já dizia que “o todo é maior do que a simples soma das suas partes”.  

Em um projeto, isso significa que cada pessoa deve entender duas coisas. Que o trabalho só estará completo quando todos entregarem as suas partes com a qualidade esperada e dentro do prazo acordado.

Esse compartilhamento da visão total do trabalho é muito importante. Faz com que se tenha o comprometimento e aprovação de cada pessoa da equipe com o trabalho que será realizado.

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Montar o dream team envolve estabelecer as responsabilidades, autoridades e relacionados usando como base as regras e os guias definidos no passo anterior.

No entanto, muitos fatores podem afetar a definição dessa estrutura da equipe.

Por exemplo: custos reduzidos, cronograma apertado, riscos técnicos e outros problemas podem restringir a definição dos membros das equipes e a forma como o trabalho será conduzido.

O sonho de todas os gestores é ter somente pessoas com perfil sênior nas nossas equipes. Dessa forma seriam utilizados os recursos mais sofisticados, mas isso aumentaria muito os custos do trabalho.

Caso os custos sejam limitados, deve-se pensar em algumas alternativas. Como misturar pessoas com perfil júnior com outras pessoas com perfil sênior usando recursos que muitas vezes estão longe do ideal.

Um dream team sabe quando está dando o melhor na entrega de um trabalho.

Avaliar periodicamente o desempenho e fazer os ajustes necessários para potencializar os resultados é fundamental. Isso resolve desalinhamentos do trabalho entre as diversas equipes ou entre as tarefas dos membros das equipes.

Não tenha medo de mudar o time na prorrogação. Bastam apenas alguns segundos para fazer um gol que pode mudar o resultado do jogo!

Passo 5 – Atribua responsabilidades

O passo 2 mostra que a formação do dream team requer a definição de regras e guias para empoderar as pessoas por meio da atribuição de responsabilidade e autoridade para realização do trabalho.

Dar responsabilidades para as pessoas do dream team é afirmar a confiança na capacidade de cada pessoa.

Mas é comum os gestores centralizarem as decisões e evitarem dar responsabilidade das decisões para outras por medo dos possíveis erros que poderão ser cometidos.

Na cultura tradicional, errar não é bom. Somos punidos pelos nossos erros. Mas qual a melhor forma de aprender, se não for pelo erro?

Devemos dar poder para as pessoas tomarem decisões que afetam seus trabalhos.  Erros devem ser percebidos como grandes oportunidades de entender o que dá certo e o que não dá.

Erros nos mostram os ajustes necessários que devem ser feitos nos procedimentos para evitar que o erro volte a ocorrer.

GP 2.4 Assign Responsibility

No CMMI, tem uma prática genérica que trata da atribuição de responsabilidade para as pessoas responsáveis pela execução dos processos.

A prática GP 2.4 Assign Responsibility deve ser aplicada a todos os processos do CMMI desde o nível 2 até o nível 5.

Uma forma de implementar este passo é por meio de matriz RACI.

Com este método, é definido para cada papel da equipe as suas atribuições (Responsável, Aprovador, Consultado e Informado).

No site da Project Builder, você encontra um template ótimo para elaboração de matriz RACI.

Passo 6 – Monitore o conhecimento e as habilidades das equipes

Apesar de apresentar os passos de forma sequencial, na prática estes passos devem ser aplicados iterativamente.

O passo 1 deve ser continuamente revisto. É preciso identificar mudanças nas necessidades de conhecimento e habilidades para as equipes realizarem seu trabalho.

Além disso, é importante verificar periodicamente se os treinamentos realizados no passo 2 foram efetivos ou se novos treinamentos devem ser aplicados.

Desvios na execução do trabalho devem ser analisados e corrigidos. Ouvi uma vez de um avaliador CMMI o seguinte: “ou a pessoa muda para se adequar ao projeto, ou mudamos a pessoa”.

Porém, vejo que muitos gestores falham em dar feedback contínuo para os membros da equipe sobre como melhorar o desempenho.

Se o objetivo é montar um dream team, é importante medir periodicamente o quanto a equipe está conseguindo aplicar bem os conhecimentos e as habilidades adquiridas e fazer os ajustes necessários.

SP 1.1 Monitor Project Planning Parameters

A prática específica do CMMI que trata essa questão é a SP 1.1 Monitor Project Planning Parameters da área de processo Project Monitoring and Control (PMC).

Se trata de monitorar os valores atuais dos parâmetros de planejamento do projeto com relação ao plano do projeto.

Um dos parâmetros de planejamento é o conhecimento e as habilidades identificados na prática SP 2.5 Plan Needed Knowledge and Skills da área de processo Project Planning (PP) (ver Passo 1).

Passo 7 – Estabeleça o orçamento e cronograma

O objetivo é garantir que as pessoas sejam remuneradas adequadamente de acordo com o seu desempenho esperado.

Exemplo: um analista sênior deve receber proporcionalmente mais que um júnior considerando a diferença de produtividade entre os dois perfis.

É papel do líder da equipe definir um orçamento. Mas ele precisa pensar em um valor que torna o projeto viável financeiramente.

Precisa definir algo que não dê prejuízo para o fornecedor, e que também permita remunerar as equipes de alto desempenho.

Isso faz com que as pessoas se sintam valorizadas e queiram continuar se dedicando ao máximo à organização.

O desestímulo começa quando você se vê trabalhando mais do que deveria sem ter retorno.

Trabalhar horas extras para entregar o projeto no prazo de forma adequada e no final do mês não receber um bônus de reconhecimento pode ser fatal.

Não existe motivação sem reconhecimento pela dedicação. Isso faz com que, o profissional saia da empresa na primeira oferta de trabalho.

Entre pagar melhor e não precisar apagar tantos incêndios e trabalhar demais  e ganhar o mesmo, o que acha que o profissional escolheria?

Eu vejo muitas empresas com alta rotatividade perderem bons profissionais por não darem a remuneração adequada.

O custo para aquisição e capacitação de uma nova pessoa não vale a pena. É muitas vezes maior do que o aumento da remuneração do colaborador atual.

A questão é que muitas vezes o líder da equipe reconhece o esforço e deseja dar uma remuneração melhor.

SP 2.1 Establish the Budget and Schedule da área de processo Project Planning (PP)

Mas o projeto foi tão mal estimado que não permite isso. Para tratar essa questão, o CMMI define a prática SP 2.1 Establish the Budget and Schedule da área de processo Project Planning (PP).

Entenda o propósito da prática. Elabore os orçamentos e cronogramas baseados nas estimativas e garanta alocação adequada do orçamento.

Se uma tarefa é complexa e precisa ser feita por um analista sênior, então esse custo deve ser repassado ao cliente.

Espero que estes passos ajudem você a perceber continuamente o que precisa ser feito para aumentar o desempenho da sua equipe de forma que consigam em pouco tempo ser o dream team da sua empresa!

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Abraços!

Sobre o Autor

Consultor em Melhoria de Processos na ProMove. Doutor em Engenharia de Sistemas e Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2010), Mestre em Engenharia de Sistemas e Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2003) e graduado em Ciência da Computação pela Universidade Federal da Bahia (2000). Possui experiência em melhoria de processos, gerência de projetos e coordenação de equipes de consultoria. É consultor na implantação de processos aderentes aos modelos de qualidade CMMI e MPS. Atuou na concepção/desenvolvimento de um framework na linguagem .Net. É certificado ITIL v3 Foundation. É instrutor credenciado dos cursos de capacitação do modelo MPS. É implementador credenciado do modelo MPS para Software e MPS para Serviços. É avaliador líder experiente do modelo MPS para Software e Serviços. É avaliador líder do modelo CERTICS.